Gemäss dem Gesetzesartikel im ZGB leitet die Verwaltung die Versammlung, ausser das Reglement enthalte eine anderslautende Bestimmung oder es wird ein anders lautender Beschluss gefasst. Sollte die Verwaltung aus irgendeinem Grund einen Interessenskonflikt haben (beispielsweise wenn es um die Frage geht, ein Zusatzmandat anzuvertrauen) kann für dieses Traktandum die Versammlungsleitung entzogen werden. Kommt aber wohl kaum jemals vor

In Lehrbüchern ist immer wieder zu lesen, dass die Versammlungsleitung nicht gleichzeitig auch das Protokoll verfassen soll. Die Trennung der beiden Aufgaben ist sicherlich hilfreich, lässt sich im Alltag aber nicht immer so einfach umsetzen. Oder ist aus Sicht der Bewirtschaftung schlicht nicht finanzierbar. Je nach Erfahrung des Bewirtschafters sowie der aufgewendeten Vorbereitungszeit, lassen sich die beiden Aufgaben sehr gut auch alleine bewältigen.

Um neben der Versammlungsleitung auch gleich die Protokollierung erfolgreich bewältigen zu können, empfiehlt es sich, das Protokoll weitestgehend bereits im Vorfeld ausgeschrieben zu haben. So ist bei mir das Protokoll bereits vor der Versammlung zu rund 95 % fertiggestellt und ich muss somit «nur noch» die Abstimmungsergebnisse sowie kritische oder wegweisende Meinungsäusserungen aufnehmen. Wichtig dabei ist, dass wir uns im Sinne aller auf die Erstellung eines Beschlussprotokolls beschränken. Ausufernde Protokolle helfen niemandem.