Damit die Verwaltung die Abrechnung der Nebenkosten vornehmen kann, braucht sie eine entsprechende Information über den Kauf. In der Regel wird eine Kopie des Kaufvertrages und/oder der Eigentumsübertragung zugestellt. Darin findet die Verwaltung alle Angaben zur Käuferschaft, aber auch das Datum der effektiven Eigentumsübertragung. Auf diesen Tag genau werden somit die Nebenkosten abgerechnet. Für die neuen Eigentümer wird ein neues Eigentümerkonto eröffnen und zusammen mit einem Begrüssungsschrei-ben die wichtigsten Informationen wie das Budget des aktuellen Jahres mit dem entsprechenden Protokoll sowie die Akonto-Einzahlungsscheine ab Datum der Eigentumsübertragung zugestellt. Ein positiver oder negativer Saldo auf dem Eigentümerkonto des Verkäufers bleibt bis zur Abnahme der laufenden Jahresrechnung anlässlich der kommenden Jahresversammlung stehen. Erst danach kann die Rückzahlung oder auch die Nachzahlung vorgenommen werden.
Selbstverständlich ist es für sie in Ordnung, wenn sie gewisse Positionen im Kaufvertrag (wie zum Beispiel Verkaufspreis sowie deren Zahlungsaufteilung) schwärzen oder der Verwaltung nicht zustellen. Damit die Verwaltung aber hinsichtlich korrekter Mutation dokumentiert ist, ist die Zustellung des Kaufvertrags/Eigentumsübertragung mit entsprechenden Unterschriften wertvoll.
Insbesondere im Zuge von Verkäufen im Zusammenhang eines bevorstehenden, laufenden und kostspieligen Sanierungsprojektes werden immer wieder Vereinbarungen zur Kostenübernahme aus dem Sanierungsprojekt getroffen. Wichtig ist, dass die Umsetzung daraus Sache der involvierten Parteien ist. Als Bewirtschafter kann man hier bei Einigkeit Hand bieten. Es kann aber nicht Aufgabe der Verwaltung sein, ein aufwändiges Inkassoverfahren betreuen zu müssen, um die Gelder für die Sanierung von den Parteien einzufordern, sollten dann doch Unstimmigkeiten vorhanden sein, wer denn nun für welchen Betrag aufzukommen hat.
