Vom Gesetzgeber wird beim Stockwerkeigentum ein «Beschlussprotokoll» und nicht ein «Verhandlungs- oder Wortprotokoll» verlangt, welches die Debatten einzeln dokumentieren würde. Das Reglement kann jedoch zusätzliche Anforderungen festhalten. Beim Beschlussprotokoll ist darauf zu achten, dass:
– die gefassten Beschlüsse sehr präzise formuliert werden;
– die Ergebnisse der Wahl oder der Abstimmung genau festgehalten werden (12 Ja-Stimmen, 10 Nein-Stimmen, 3 Enthaltungen) und auch im Nachhinein nachvollziehbar ist, wer welche Stimme abgegeben hat;
– das Ergebnis auch klar festgestellt wird (Antrag angenommen oder abgewiesen).
Als Verwalterin schwankt man laufend zwischen dem eigenen Vorsatz, das Protokoll so schlank wie möglich zu halten (effektives Beschlussprotokoll), aber auch doch einige Zusatzinformationen oder Wortmeldungen aufzunehmen. Dies führt immer wieder zu Rückfragen/Aufforderungen zu Protokoll-Korrekturen, da die Meinung der einen Eigentümerin aufgenommen wurde, hingegen die andere Wortmeldung der Zweiten nicht in das Protokoll eingeflossen ist. Selbstverständlich empfiehlt es sich, wichtige Wortmeldungen und Äusserungen, welche für den Ausgang der Beschlussfassung ausschlaggebend waren, auch aufzuführen.
