Vom Gesetzgeber wird beim Stockwerkeigentum ein «Beschlussprotokoll» und nicht ein «Verhandlungs- oder Wortprotokoll» verlangt. Ein Wortprotokoll würde die Debatten einzeln dokumentieren. Das ist nur schon aus dem Grunde nicht sinnvoll, da ein Wortprotokoll bei einer zwei stündigen Versammlung wohl rasch über 10 Seiten lang wäre und damit nahezu unleserlich würde. Das Reglement kann jedoch zusätzliche Anforderungen festhalten.
Beim Beschlussprotokoll ist darauf zu achten, dass:
die gefassten Beschlüsse sehr präzise formuliert werden;
die Ergebnisse der Wahl oder der Abstimmung genau festgehalten werden (12 Ja-Stimmen, 10 Nein-Stimmen, 3 Enthaltungen) und auch im Nachhinein nachvollziehbar ist, wer welche Stimme abgegeben hat;
das Ergebnis auch klar festgestellt wird (Antrag angenommen oder abgewiesen).
Als Verwalter schwankt man laufend zwischen dem eigenen Vorsatz, das Protokoll so schlank wie möglich zu halten (effektives Beschlussprotokoll), aber auch doch einige Zusatzinformationen oder Wortmeldungen aufzunehmen. Dies führt immer wieder zu Rückfragen/Aufforderungen zu Protokoll-Korrekturen, da die Meinung des einen Eigentümers aufgenommen wurde, hingegen die andere Wortmeldung des Zweiten nicht in das Protokoll eingeflossen ist. Selbstverständlich empfiehlt es sich, wichtige Wortmeldungen und Äusserungen, welche für den Ausgang der Beschlussfassung ausschlaggebend waren, auch aufzuführen.
